Zadaniem Pracowni Bibliograficznej jest:
dokumentowanie, poprzez gromadzenie i opracowanie dostarczanego do Pracowni materiału bibliograficznego:
dorobku publikacyjnego pracowników GUMed, powstałego w okresie ich zatrudnienia w Uczelni,
prac doktorantów studiów doktoranckich GUMed opublikowanych w czasie studiów,
tworzenie i bieżące aktualizowanie bazy Bibliografia GUMed dla jednostek*:
Wydział Lekarski,
Wydział Nauk o Zdrowiu z Oddziałem Pielęgniarstwa i Instytutem Medycyny Morskiej i Tropikalnej,
Międzyuczelniany Wydział Biotechnologii UG i GUMed (tylko dla zatrudnionych w GUMed).
*tworzenie bazy dla Wydziału Farmaceutycznego odbywa się w Bibliotece tego Wydziału
Opisy w bazie Bibliografia GUMed tworzone są z autopsji, dlatego też podstawą rejestracji publikacji jest tylko i wyłącznie:
oryginał pracy i wydawnictwa, w którym praca ta została opublikowana, tzn. czasopismo, książka, opublikowany materiał zjazdowy lub adres internetowy (dla prac, których pierwotnym miejscem publikacji jest ten nośnik)
lub
kompletna kopia pracy obejmująca integralny tekst pracy wraz ze stroną tytułową źródła publikacji oraz innymi stronami, na których znajdują się dokładne dane bibliograficzne (dot. zarówno artykułu, jak i rozdziału w książce).
Materiały niekompletne nie podlegają rejestracji. Pracownia Bibliograficzna nie przechowuje materiałów niekompletnych.
Dostarczone materiały opracowywane są na bieżąco, zgodnie z kolejnością wpływu.
W przypadku czasopism posiadających wersję drukowaną i wersję elektroniczną podstawą stworzenia opisu w bazie jest wersja drukowana.
W przypadku prac opublikowanych w materiałach znajdujących się w zbiorach Biblioteki wystarczającym dla zarejestrowania publikacji jest przekazanie do Pracowni Bibliograficznej informacji o publikacji.
W przypadku druków zwartych (książki, materiały zjazdowe) konieczne jest przekazanie przez autora jednego egzemplarza do zbiorów bibliotecznych, o ile Biblioteka tej publikacji nie posiada.
Materiał bibliograficzny lub informacje o ukazaniu się publikacji autorzy powinni przekazywać na bieżąco:
osobiście (budynek Biblioteki Głównej, ul. Dębinki 1, parter, pok. 1),
pocztą wewnętrzną GUMed,
pocztą elektroniczną (w formacie PDF): biblioteka.bibliografia@gumed.edu.pl.
Zarejestrowane publikacje otrzymują należną im punktację, zgodnie z obowiązującymi w danym roku zasadami.
Materiały niekompletne nie podlegają rejestracji. Pracownia Bibliograficzna nie przechowuje materiałów niekompletnych.